Si tu empresa está organizando una gira o evento por Europa, primero enhorabuena y segundo continúa leyendo por que hoy queremos compartir con vosotros parte de nuestra experiencia de más de 30 años ayudando a organizadores de eventos a realizar sus giras y eventos en España y Europa
Y es que organizar un evento en Europa conlleva ciertos retos logísticos. Desde coordinar distintos puntos de recogida hasta garantizar que el material llegue a tiempo y en perfecto estado al lugar de celebración.
Para nosotros, uno de los aspectos más críticos es la selección de un colaborador transportista adecuado. Y es que como transportistas especializados en eventos nos interesa que nuestros clientes actuales y potenciales conozcan toda esta información. Divulgamos toda esta información desde la confianza de cumplir sobradamente con estos aspectos que nosotros mismos hemos aprendido que son necesarios para que la organización de una gira o evento en Europa triunfe.
Nuestra perspectiva de este tipo de proyectos está condicionada por nuestra visión del transporte. En Transportes Luis Montoya desde hace muchos años hemos adoptado medidas que contribuyen al cuidado del medio ambiente. Nos acompaña hoy una concienciación social más amplia y gracias a las legislaciones europeas y locales que han visibilizado el alto coste atmosférico de los combustibles fósiles han venido a reforzar nuestra convicción de un transporte cada vez más verde.
Así que esperando que compartas con nosotros esta creciente concienciación sobre la sostenibilidad y la reducción de la huella de carbono, tendremos en cuenta este criterio a la hora de ayudarte a elegir una empresa de logística especializada en logística sostenible, bajas emisiones y transporte descarbonizado. En esta guía, te explicamos todo lo que debes saber para dar con el proveedor de transporte ideal que te ayude a optimizar el transporte de material para tu evento en Europa.
1. Experiencia y cobertura en toda Europa
Tu transportista debe tener experiencia en las rutas y conocer los países de destino de tu gira
Este es un aspecto fundamental. Para escoger a tu partner de transporte en un evento que salga de España debes asegurarte que pueda cubrir todas las rutas europeas necesarias.
Y es que cada país tiene sus normativas de tráfico, restricciones y, requisitos aduaneros y de tránsito. El transportista más adecuado para tu gira debe tener una sólida experiencia en esos países o saber qué deberá afrontar cuando el país que tu gira visita es nuevo para él. La planificación es clave y nos recuerda que una gran empresa de transportes no se compone solo de conductores de camión, si no que su personal logístico es igual de importante para garantizar que tu gira no sufra retrasos ni contratiempos administrativos.
- Trayectorias y tiempos de tránsito: Será importante conocer su experiencia en esos países y rutas, tiempos promedio de cada trayecto y posibles inconvenientes y retrasos. De su conocimiento y experiencia puede salir un calendario óptimo para que tu evento recorra más ciudades en menos tiempo.
- Conocimiento de regulaciones locales: Verifica que el transportista tenga la capacidad de familiarizarse y gestionar trámites en cada país que vayas a visitar, para evitar retrasos o sanciones.
- Soporte multilingüe: El equipo de tu transportista europeo de eventos debe poder dominar varios idiomas no solo para resolver incidencias con mayor rapidez cuando te mueves por distintos territorios, sino también para garantizar que allí donde llegue tu material la colaboración e integración con otros proveedores sea máxima
Busca un Transportistas con Reputación en el sector y analiza sus casos de éxito
Cuando no conoces el sector, lo ideal es que analices a quien contratan las grandes promotoras de eventos. El liderazgo de un sector tan complejo y especializado como este no deja demasiado espacio a transportistas generalistas que no tengan experiencia en este tipo de eventos. Es necesario haber cogido experiencia a lo largo del tiempo en eventos locales y pequeños para que un transportista tenga los recursos humanos y técnicos para garantizarte el éxito en una gira multinacional compleja.
Así que a la hora de valorar empresas de transporte, busca referencias o reseñas de otros organizadores de eventos. Un transportista que pueda aportarte casos de éxito demostrados en festivales, ferias o conciertos internacionales te aportará la tranquilidad de saber que domina la logística europea de punta a punta.
2. Capacidad de respuesta y flexibilidad
Flota Sostenible y equipamiento adecuados
En LMontoya sabemos que no todas las cargas son iguales: materiales audiovisuales, estructuras de escenario, pantallas LED, equipo de iluminación. Pueden parecer robustos cuando están montados, pero casi todos son delicados y muchos de ellos son incluso complejos de mover. Tu transportista ideal debe disponer de una flota versátil de camiones y equipamiento profesional (sistemas de suspensión, plataforma elevadora, etc.) para garantizar la seguridad del material.
Recuerda que si tus conciertos son en centros de ciudades con restricciones de circulación a vehículos de combustibles fósiles, esto puede provocar grandes retrasos en que tu material llegue a tiempo. Por nuestra experiencia en este tipo de eventos, recomendamos a nuestros clientes la realización de estos transportes con camiones de bajas emisiones o emisiones Zero, que nos permitan minimizar los permisos a solicitar y por tanto plazos de transporte. Así como inconvenientes y contratiempos porque no esté a tiempo el papel que nos permita circular.
Como decíamos anteriormente, desde hace años hemos apostado por camiones ECO, Zero y de bajas emisiones, para descarbonizar al máximo nuestra empresa y contribuir a un transporte cada vez más verde, eficiente y sostenible.
Buena comunicación
Hay un aspecto que se discute poco al pensar en un transportista: la comunicación. Es un aspecto fundamental de la logística. No solo la comunicación del equipo con el cliente, si no también la buena organización interna y la dotación de la tecnología adecuaada para la monitorización de flotas, así como los principales aspectos y métricas que nos permitan aprender de cada evento para ser más eficientes y rentables en los siguientes. El seguimiento de la carga es esencial para evitar sobresaltos de última hora y para la propia tranquilidad del organizador. Tu transportista debería contar con sistemas de GPS y tracking, para garantizarte en cada momento donde está la flota que atiende a tu evento y una estimación fidedigna de cuanto tardará en llegar a s destino.
Un transportista capaz de aportarte la logística de este evento debe tener siempre un canal, o varios, de contacto de urgencia: teléfono 24/7, email o chat. Con esto garantizarás que estás informado en todo momento y sabes dónde está, y cuando llega, tu carga.
3. Transporte Sostenible de Eventos y Zonas de Bajas Emisiones de carbono
Organizar un Evento Sostenible da visibilidad e imagen
Muchos organizadores de eventos ven las bajas emisiones como convenientes solo cuando sus conciertos son en el centro de las ciudades. Las Zonas de Bajas Emisiones nos dan la falsa sensación que los combustibles fósiles solo son perjudiciales en las ciudades.
Transportar el material de tu evento en camiones de bajas emisiones beneficia al entorno y a la sociedad. No solo cuando entras y sales de los centros de las ciudades. Como transportistas ir más allá de las propias legislaciones y buscar minimizar el impacto de nuestra actividad debería ser hoy un estándar del sector. Infelizmente es complejo el cambio de mentalidad y muchas veces demasiado costoso para transportistas que tienen un modelo de negocio menos flexible.
Los organizadores de eventos encuentran hoy argumentos adicionales para querer reducir el impacto medioambiental de sus eventos. Al estar la sociedad mucho más concienciada de la necesidad de descarbonizar el transporte y mejorar nuestros hábitos de consumo nos lleva a que eventos organizados con criterios de sostenibilidad acaparen el interés y aprecio de medios de comunicación y público.
Cada vez más recibimos cobertura, apoyo y difusión cuando alguno de nuestros clientes organiza eventos de bajas emisiones. Somos incluso capaces de organizar eventos de gran magnitud sin tener que recurrir a combustibles fósiles. Los eventos totalmente descarbonizados son convenientes, deseables y también muy noticiables. Contribuyendo así no solo a la eficiencia de la gira, si no también apoyando la difusión de la misma allá donde vaya.
Por todo ello tu transportista debe haberse orientado a la sostenibilidad y debe tener una flota de bajas emisiones o una flota híbrida y eléctrica. Además de apostar por prácticas de logística sostenible, tanto en el transporte como en la propia logística de todo el operativo necesario para un evento de esta magnitud.
Líder en España en transporte de bajas emisiones
En este punto, resulta clave fijarse en que la flota sea eco friendly, que el transportista tenga experiencia en gestión de rutas complejas y su equipo humano tenga capacidad para conexiones y rutas durante varias semanas.
Escoger un transportista líder en transporte de material de eventos de bajas emisiones en España y Europa marcará la diferencia de tu evento por todo l oque hemos comentado. Pero además cumplirás con la creciente exigencia de sostenibilidad, aumentando el valor y reputación de tu marca, mostrando a todo el mundo tu compromiso con el planeta.
4. Puntualidad y fiabilidad son claves
La puntualidad de tu proveedor logística es clave en cualquier evento. Pero cuando cruzamos fronteras lo es más aun, porque ya no se trata solo de la fiabilidad de tu transportista, si no que entran en juego muchos otros agentes y contratiempos posibles. En este caso hace falta un transportista con experiencia, con un equipo humano que esté familiarizado con la resolución de problemas tanto en la carretera como en los despachos.
La seriedad del equipo logístico y del equipo desplazado es esencial, su capacidad de comunicar, de gestionar con diferentes interlocutores en diferentes idiomas es clave para desatascar conflictos que podrían incluso amenazar con cancelar fechas de tu evento o directamente tachar países del calendario, en caso tu transportista no sea capaz de garantizarte que es capaz de realizarlo.
Deberías exigir garantías claras sobre los tiempos de llegada y detallar con tu proveedor las condiciones específicas de manipulación y montaje. De esta forma, con su experiencia y tu conocimiento podréis minimizar los problemas que pueden surgir en un evento internacional.
Y hay más aspectos a tener en cuenta. Tu socio logístico debe asegurarse de que tu cargamento, que a menudo incluye equipos delicados y costosos, se transporte con sumo cuidado. Aquí hay que prestar especial cuidado con los seguros, embalajes especiales y formación del personal. Un solo error en la manipulación podría comprometer toda tu producción. Es aquí cuando lo barato sale caro. Sobre todo por que gran parte de esos equipos no son fácilmente reemplazables o si lo son, su coste es muy elevado. Cuando el transportista es eficiente y cuidadoso los seguros solo están: pero no se usan.
5. Precio vs. valor: visión ampliada del transporte de eventos
Estamos en un sector en el que estamos acostumbrados a la dureza de la carretera, pero muchas veces no entendemos el alcance de los negocios. Es importante encontrar no solo un transportista eficiente en la carretera, si no también alguien que entiende la diferencia entre precio y valor.
No vamos a negar que el coste del transporte es un factor importante, pero no podemos fijarnos solo en los precios finales para comparar varias ofertas de transportistas. Como ya dijimos, lo barato puede salir caro si contratamos un transportista poco especializado en eventos de este tipo. Seguros poco adecuados, lentitud en la consecución de licencias, descuidos en transporte y manipulación del equipo. Muchas cosas pueden salir mal cuando tantos agentes y kilómetros se acumulan.
Busca un transportista que ofrezca un equilibrio justo entre precio competitivo y máxima calidad de servicio, incluyendo siempre que sea posible el especial cuidado en el transporte de emisiones bajas y sostenible. Recuerda que el único que no debería pagar por tu evento es el medio ambiente.
6. Preguntas frecuentes para tu futuro transportista; y nuestras respuestas
- ¿Cuál es el alcance geográfico de vuestras rutas en Europa?
En LMontoya Transportes tenemos experiencia en toda la UE y muchos países fuera de ella, incluyendo Reino Unido. Tenemos experiencia y capacidad logística para cumplir con las necesidades de normativas y aduanas de casi cualquier país que tu gira quiera pisar. - ¿Con qué tipo de vehículos y equipos contáis?
En LMontoya tenemos una moderna flota de camiones. Tenemos Camiones 100% eléctricos, camiones GNL y camiones Diésel Reciclado . Podemos transportar tu material para eventos 100% descarbonizados y también de bajas emisiones. - ¿Cómo gestionáis la sostenibilidad y la reducción de emisiones de carbono?
En nuestro caso el compromiso con el medio ambiente no se resume solo en camiones eco eficientes, también hemos modernizado nuestras instalaciones para reducir su huella de carbono y aplicamos criterios de ahorro energético en nuestros procesos. - ¿Cómo garantizáis la puntualidad en la entrega del material?
Nuestro compromiso con los plazos es total. Buscamos siempre orientar a nuestros clientes para que sus expectativas sean razonables y nunca tengan que desistir de una fecha por que no estuvo bien asesorado. Una vez en la carretera nuestra gestión eficiente y sistemas de monitorización de flotas te garantizan que todo va sobre lo proyectado. - ¿Qué medidas de seguridad y embalaje ofrecéis para material delicado?
Al ser un transportista especializado en transporte de material para eventos, tenemos mucha experiencia en la manipulación de todos estos equipos. Quizás no sepamos tocar los instrumentos, pero te garantizamos que llegarán al escenario intactos. - ¿Disponéis de referencias o casos de éxito con otros eventos similares?
Una de las cosas que más nos llena de orgullo son los artistas y promotores con los que trabajamos en el pasado. Tenemos un largo recorrido organizando eventos y giras por toda España y Europa. Puedes ver en nuestra web y nuestro Instagram
Nuestro consejo final: encuentra un aliado para tu evento, no solo un transportista
Viendo que la logística de eventos en Europa requiere una planificación cuidadosa y un socio de confianza que comparta tu visión de puntualidad y sostenibilidad. El mejor transportista de material para eventos de bajas emisiones es aquel con el que puedas superar cualquier problema de los planteados.
¿Hablamos de tu próximo evento?
Si estás buscando un compañero de viaje que te ayude a reducir la huella de carbono mientras tu gira triunfa por Europa en Transportes LMontoya podemos ayudarte.
Sabemos que podemos ofrecerte propuestas competitivas para tu gira, sabemos que podemos entregar tu material a tiempo y ofrecerte una cobertura paneuropea sin complicaciones.
Nuestro equipo está a tu disposición. Llevamos años siendo referentes en transporte de bajas emisiones para todo tipo de eventos y conciertos y nos encantaría que tu proyecto sea nuestro próximo caso de éxito.
Contacta con nosotros y cuéntanos tus necesidades. Estaremos encantados de crear una solución logística a tu medida y convertirnos en tu mejor aliado para que el éxito de tu evento también sea un triunfo para el planeta. Juntos, podemos hacer que cada kilómetro recorrido se cuente en verde y que el medio ambiente ni note que la gira ya pasó ¡Suerte con tu próximo evento!
